入庫單或出庫單保存后自動審核（單據(jù)自動審核功能）

免費ERP系統(tǒng) 2018-2-7 22:31:6 知識點滴次閱讀　查看評論

要理解：企管王免費生產(chǎn)管理軟件中的入庫單或出庫單保存后自動審核（單據(jù)自動審核功能）這個功能，那么需要先了解【審核】是什么意思。【審核】在軟件里相當于復(fù)核，確認生效的意思。只有當單據(jù)審核了之后，這張單據(jù)才正式生效。比如，做了一張入庫單，入庫貨品A，10個。當你保存了這張單據(jù)之后，系統(tǒng)里就有這張單據(jù)了。但是，這時候你去查詢庫存的時候會發(fā)現(xiàn)貨品A的庫存數(shù)量并沒有發(fā)生變化，也就是并沒有把這入庫的10個加到庫存數(shù)量里。而只有當你去點一下這張入庫單據(jù)上面的【審核】按鈕之后，系統(tǒng)才會把這10個貨品加到庫存數(shù)量里，庫存數(shù)量才會發(fā)生變化。所以，【審核】就相當于復(fù)核確認的意思。審核了之后的數(shù)據(jù)才正式生效，才會影響庫存。

為什么會這樣呢？

首先，正常情況下，做單據(jù)的人，和審核人應(yīng)該是兩個人，因為只有這樣，才能確認或者容易發(fā)現(xiàn)做的單據(jù)是否有錯誤，并且也起到相互監(jiān)督的作用。這就好比管錢的時候為什么總是一個人當會計做賬，一個人管錢當出納，一定會分開來管理的原因。就是為了相互監(jiān)督。

說了這么多，大家其實不用想得太復(fù)雜，只需要知道：單據(jù)必須審核之后才生效。這一句話就可以了。至于為什么，能理解就理解，不能理解就不要去深究了。

但是，由于有些公司，人員有限，所以，一般都不會分得那么細，制單和審核就都由一個人來做了。針對這種情況，為了方便用戶快速操作，我們就增加了這個【單據(jù)自動審核】的功能。

下面我們就來看一下這個功能具體是怎么使用的。（點擊圖片可以查看清晰大圖）

先到【系統(tǒng)管理，系統(tǒng)設(shè)置，系統(tǒng)功能設(shè)置，入庫單設(shè)置】里，把【入庫單保存后自動審核】這一項打上勾，然后點【保存設(shè)置】，這樣就開啟了這個功能。

隨便做一張入庫單，然后點擊【保存生效】按鈕后，系統(tǒng)會自動審核這張單據(jù)，并且自動記錄審核人是誰。（審核人就是點擊保存生效按鈕的這個操作員）

下圖就是系統(tǒng)自動幫我們審核完成之后的提示，在左下角審核人這一欄，已經(jīng)自動記錄了當前執(zhí)行些操作的操作員帳號，以及操作時間。

如果沒有開啟【單據(jù)自動審核】功能，單據(jù)在保存后是下面這個樣子。左下角的審核人這一欄是一個【-】橫杠，表示未審核。（有些客戶保存了單據(jù)，但是沒有審核，以至于去查詢庫存的時候發(fā)生庫存數(shù)量沒有變化，一般就是由于沒有審核的原因，來看看這里的審核人是不是一個橫杠就清楚了）

想讓單據(jù)生效，我們只需要手工點擊一下上面的【審核】按鈕，就可以了。審核之后，審核人這一欄會自動變成當前的操作員，并且，庫存數(shù)量也會發(fā)生變化。

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